8 étapes à suivre pour l’organisation de votre prochain événement associatif

Dernière mise à jour : 16 août

Cet article traitera des différentes étapes à suivre lors de la planification d’un événement associatif et de l’utilisation d’outils adaptés qui peuvent faire une grande différence.


C’est bien connu, dans le monde de l’associatif, l’organisation d’événements et d’activités est une source de revenus importante. Une planification rigoureuse est essentielle afin d’en tirer le maximum de profits. C’est pourquoi l’utilisation d’outils adaptés pour organiser ces événements sont indispensables. C’est pour répondre à ce besoin que le Groupe Vendere a développé et intégré un module de gestion d’événements et une billetterie en ligne à sa solution de CRM pour associations Membri 365. L’option Événements permet de créer des événements, de s’y préparer et de faire un bilan.

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Avant de se lancer dans l’organisation d’un événement, une réflexion s’impose et une analyse bien précise doit être effectuée. Il est souhaité d’établir un plan en fonction de ces différents aspects :


1. Déterminer la stratégie de l’événement

  • Pourquoi organiser cet événement?

Déterminer un objectif clair et précis sur lequel s’appuyer pour planifier la suite. Des objectifs quantitatifs devraient aussi être établis quant au nombre d’invités souhaités par exemple.

  • Pour qui cet événement est organisé?

En fonction de l’objectif général, choisir à qui sera adressé cet événement afin de cibler les invités.

  • Quel genre d’événement organiser?

Toujours en fonction de l’objectif principal et des invités ciblés choisir un type d’événement qui saura interpeller les invités et un lieu propice à ce genre d’activité.

  • Quel est le budget alloué à cet événement?

Déterminer le budget en fonction, entre autres, du type d’événement organisé, du lieu utilisé, du plan de publicité et des profits envisagés.

  • Quel est le meilleur moment pour organiser ce type d’événement?

Quelle période de l’année se prête le mieux à cet événement pour les préparatifs, la tenue de l’activité et pour rejoindre le maximum d’invités.

  • Comment sera publicisé l’événement?

Préparer un plan publicitaire pour donner la visibilité nécessaire à l’événement afin d’en faire un succès. Appels, courriels personnalisés, infolettre, réseaux sociaux, journaux locaux, le bouche à oreille de collaborateurs, partenaires. Toutes les façons sont bonnes, cependant il est préférable de choisir les actions en fonction du type de clientèle visée, du budget et de la visibilité promise aux partenaires.


Le plan stratégique maintenant bien établi, toutes les données nécessaires sont en place pour former une ligne directrice permettant de poursuivre l’organisation de l’événement.


Passons à la partie pratique de la création d’un événement avec Membri 365.


Voici concrètement comment les outils proposés par Membri 365 peuvent aider une association à gérer efficacement ses événements :

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2. Créer un événement

Le processus de création d'un événement permet d'élaborer plusieurs types d'événements faits sur mesure, pour satisfaire les membres. Ici, la créativité est de mise!

  • Décrire l’événement

  • Créer les activités et les types de billets

  • Créer des questions reliées à une activité pour les membres (Allergie, choix de menu, …)

  • Régler les paramètres de la billetterie

3. Créer une campagne de sollicitations de partenariats

Notre module de gestion des opportunités et des commandites permet de faire le suivi des négociations avec les entreprises pour la vente de commandites d’événements, de commandites annuelles ou de tout autre produit à vendre. Avec ce module il est possible d’effectuer une recherche pour cibler les entreprises, mettre des dates de rappel et des notes. De plus, lorsqu’une commandite est acceptée, le système préparera automatiquement la facture.


4. Mettre les billets en vente

Une fois toutes les étapes de la création d'un événement faites, il ne reste plus qu'à attendre la date à laquelle les billets seront mis en vente.


Un API pour l’intégration au site web est disponible afin de synchroniser les données du système de gestion des membres et celles du site Internet de l’association, telles que la liste des membres et leur profil, les adhésions en ligne et la liste des événements et des inscriptions.


L’interface de paiement permet à un membre de payer en ligne lors de l’inscription, une facture est alors créée automatiquement. Nous supportons plusieurs fournisseurs de paiements.


Notre interface automatisée avec le système comptable permet le transfert et la création des comptes, des factures et des paiements selon les capacités disponibles des systèmes comptables. Nous supportons plusieurs logiciels comptables.


Aussi disponible pour l’inscription, une application mobile qui permet l’inscription en ligne aux activités de l’association. Ceci simplifie les inscriptions aux activités, permet de faire une meilleure diffusion des activités et augmente les revenus d’inscriptions.


Finalement, les membres qui s’inscrivent via la billetterie, reçoivent un attachement, un objet ".ics", sur le courriel de confirmation de la billetterie afin que ces derniers puissent enregistrer rapidement les détails de l'événement dans leur calendrier lorsqu'ils ouvrent l'attachement.


5. Publiciser un évènement

Outre les moyens conventionnels discutés dans la première partie de l’article, Membri 365, notre CRM pour association, offre en option un intégrateur permettant une synchronisation avec MailChimp. La synchronisation permet d'envoyer les contacts de Membri 365 vers MailChimp et de ramener les courriels envoyés aux contacts. La synchronisation se fait entre les contacts et la liste maître MailChimp à toutes les heures. Ainsi il est possible de promouvoir un événement via une infolettre à travers les membres ciblés.


De plus, notre application mobile donnant accès au bottin des membres, aux événements et aux fiches des membres, permet de communiquer directement par voies de notification et/ou de nouvelle aux membres inscrits.


6. Gérer un événement à travers la solution de gestion Membri 365

Membri 365 donne une vision 360º sur l’avancement de la création des événements ou de la période d’inscriptions, tout simplement en visualisant les différents tableaux de bord.


De plus, la section des inscriptions permet de faire le suivi des participants qui s'inscrivent automatiquement dans le système grâce à la billetterie en ligne intégrée à Membri 365, et de faire aussi des inscriptions manuelles aux événements en vente si nécessaire.


Pour les inscriptions faites sur la billetterie en ligne, les factures et les paiements se créent automatiquement.


7. Pendant l’événement

Pendant l’événement, Membri 365 peut encore vous aider!


La date de l’événement arrive à grands pas, il est possible d’avoir en main une liste des participants ainsi qu'une liste de leurs réponses aux questions qui sont associées aux activités, et de l’exporter en format Excel. Il est aussi faisable d’ouvrir directement dans le système de gestion des membres, une liste Excel en temps réel afin de vérifier la présence des invités et de noter le tout directement dans la liste, ce qui mettra à jour instantanément le CRM.

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8. Faire le bilan de l’événement

Il ne faut pas négliger cette partie, elle permettra d’améliorer l’organisation de vos prochains événements en reconnaissant ce qui n’a pas bien fonctionné et ce qui a été un succès. Il est également possible de constater si l’objectif principal et vos objectifs quantitatifs ont été atteints. Avec notre CRM pour association, il est facile de repérer les chiffres importants pour analyser les retombées et créer des statistiques.

  • Nombre d’inscriptions

  • Nombre de participants

  • Montants facturés

  • Commandites perçues

  • Etc.

De plus, toutes les communications et informations sont enregistrées sous les comptes et contacts. Ces informations sont intéressantes à posséder pour l’organisation d’un prochain événement afin de connaître ceux qui avaient participé à un tel événement ou toutes autres informations pertinentes.


Une chose est certaine, avec Membri 365 il est assuré de faire des économies!

  • Des économies grâce à l’automatisation

Puisque l’envoi des factures et la saisie dans le système comptable sont faits automatiquement, la charge de travail requise pour traiter un dossier est grandement réduite.

  • Des économies de temps et d’argent et une diminution des erreurs à la comptabilité

Étant donné que l’information des factures et des paiements est transférée automatiquement d’un système à l’autre, le comptable n’a plus à faire de double saisie afin de maintenir l’information du membre à jour sur les différentes plateformes.

  • Des économies de temps lors de l’intégration à votre site web

En effet, tous les outils requis pour l’intégration au site web sont mis à la disposition du webmestre. Il pourra intégrer le tout en très peu de temps.


En terminant, comme l’organisation d’événements et d’activités est une source de revenus importante pour toute association et que Membri 365 peut contribuer à optimiser tous les processus, à diminuer les frais d’opérations et à analyser les retombées, un investissement dans une solution spécifiquement développée pour les associations ne peut que contribuer à organiser des événements à succès qui seront gérés avec précision et efficacité.


 

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Qui est le Groupe Vendere?

Une firme de génie de logiciels composée de passionnés de l’informatique et de la gestion qui ont à cœur le succès des associations. Leur mission, participer au développement et au succès des associations, Chambres de commerces et OBNL avec sa solution de gestion des membres Membri 365.


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