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Intégration SharePoint: Avantages et Pièges

L’intégration SharePoint est une intégration native de Microsoft 365. Cette intégration permet d’incorporer une sous-grille dans un formulaire du CRM afin d’y insérer des documents. Les documents sont disponibles à partir du CRM mais sont stockés dans SharePoint. L’intégration est disponible avec Dynamics 365, PowerApps et bien entendu notre application Membri 365. L’activation de base de l’intégration SharePoint est assez simple à mettre en place et présente plusieurs avantages. Cependant, attention, il existe plusieurs pièges dont il faut se méfier.


Les 5 avantages d’une intégration SharePoint

  1. Centraliser l’information Il est possible d’attacher des documents à pratiquement n’importe quelle table. Si on prend l’exemple d’un compte. Il est possible d’aller consulter ou créer des documents rattachés à celui-ci. Les utilisateurs ont un accès direct aux documents sans devoir quitter le CRM. Les répertoires peuvent aussi être synchronisés dans l’explorateur Windows, ce qui permet d’ajouter des documents directement à partir de celui-ci.

  2. Faciliter le travail collaboratif entre les équipes Comme les documents sont enregistrés dans SharePoint, les utilisateurs peuvent profiter des fonctionnalités collaboratives comme la coédition par exemple.

  3. Faciliter le partage de document L’intégration SharePoint offre des fonctionnalités de partage de documents à l’interne ou à l’externe. Ce partage n’est pas intégré directement dans le CRM mais plutôt dans SharePoint. Cela facilite encore une fois le travail collaboratif à l’interne ou à l’extérieur de l’organisation.

  4. Utiliser les fonctions avancées de gestion documentaire L’utilisation de SharePoint permet de garder plusieurs versions du document et de maintenir et mettre à jour les métadonnées de ceux-ci. Les fonctionnalités d’archivage sont aussi disponibles. Ce sont des fonctionnalités qui ne sont pas disponibles si on enregistre les documents directement dans le CRM, comme dans des notes par exemple.

  5. Réduire l’espace de stockage CRM Lorsque des pièces jointes sont enregistrées directement dans le CRM (pièces jointes de courriel ou ajoutées à des notes), elles sont stockées dans la section « Fichier » de la base de données. Il est fréquent que cette section de base de données se remplisse rapidement, si beaucoup de courriels sont synchronisés avec le CRM. Bien que le coûts de données additionnelles soit seulement de 3.24$ (CAD) par gigaoctet par mois, il est idéal de garder le volume sous la limite de données incluse dans vos licences.


Qu’arrive-t-il lorsque l’intégration SharePoint est activée?

Lorsque l’intégration SharePoint est activée dans le CRM Dynamics 365, un onglet Document devient disponible dans la section Association des enregistrements. Un document est créé dans SharePoint uniquement lorsqu’un utilisateur accède à l’onglet Document.


Integration SharePoint

Dans cet onglet, la grille SharePoint sera présentée. C’est à cet endroit que nous pourrons créer ou téléverser des fichiers ou répertoires.


Integration SharePoint

En réalité, ces documents sont enregistrés sur un site SharePoint qui a été spécifié lors de la configuration de l’intégration. Nous pouvons accéder au site en cliquant sur Ouvrir l’emplacement et choisir l’emplacement disponible.


Integration SharePoint

Si des documents sont ajoutés directement dans SharePoint, ils deviendront immédiatement disponibles dans le CRM.


Par défaut, l’intégration prendra le champ principal de la table et y ajoutera l’identifiant unique de l’enregistrement pour créer le nom du répertoire.


Les configurations de base SharePoint

Structure des documents

Deux configurations pour la création de la structure automatique sont possibles lors de l’activation. Prenons l’exemple d’une entreprise nommée Alpine Ski House avec le contact Blaine Cormack.


La structure basée sur une table :

Dans ce modèle les enregistrements enfants sont placés sous le répertoire du parent. Par exemple, si on active l’entreprise comme table de base de la structure et qu’on ajoute des documents à un contact, les documents apparaitront dans le répertoire de l’entreprise sous la forme de Compte/Alpine Ski House/Contact/Blaine Cormack


Integration SharePoint

 La structure non basée sur une table :

Dans ce modèle, il existe un répertoire pour toutes les tables activités pour les documents. Si on accède à l’onglet document de l’entreprise, l’information sera enregistrée dans Compte/ Alpine Ski House, mais si on accède à l’onglet document du contact nommé Blaine Cormack, les documents seront sauvegardés dans Contact/ Blaine Cormack.


Comment fonctionne l’arrière-plan de cette intégration?

Lorsqu’un utilisateur clique sur l’onglet document d’un enregistrement pour la première fois, un enregistrement de type Emplacement de Document est créé. Chaque enregistrement contiendra l’url du répertoire vers SharePoint ainsi qu’un lien vers l’emplacement parent. Voici un exemple des emplacements de documents créés selon la structure ci-dessus.


Integration SharePoint

Les enregistrements d’emplacement du document permettent de répliquer la structure SharePoint dans le CRM. Ceci veut aussi dire qu’il est possible de relier des enregistrements du CRM avec n’importe quel site SharePoint existant, en autant que l’on soit en mesure de recréer la structure avec les enregistrements.


Attention, le fait de créer manuellement un emplacement de document dans le CRM ne va pas créer un répertoire dans SharePoint. D’autre processus d’arrière-plan gérés par Microsoft s’occupent de ceci.


Les pièges de l’intégration SharePoint à éviter :

  1. Changement de nom Lorsque vous changez le nom d’un compte par exemple (qui est le champ utilisé pour la création du répertoire dans SharePoint), le répertoire n’est pas renommé dans SharePoint. Il faut mettre manuellement à jour le nom du répertoire dans SharePoint et ensuite mettre à jour l’emplacement du document. Il est possible d’automatiser ce processus.

  2. Affichage dans le CRM De base, dans le CRM, la grille SharePoint ne permet pas d’afficher les documents en mode thumbnails. Il existe un contrôle créé par une tierce partie qui permet de le faire.

  3. Sécurité Il est important de comprendre que la sécurité du CRM n’est pas liée à la sécurité SharePoint. Elle est complètement dissociée. Si un utilisateur n’a pas le droit de voir tous les comptes dans le CRM mais qu’il a accès au site SharePoint, il pourra voir les documents de tous les comptes à partir de SharePoint. Il est possible de faire du développement pour synchroniser la sécurité des deux produits.

  4. Changement de relation (structure) Lorsque l’intégration est configurée en étant basée sur une table et qu’il y a des changements dans les relations (ex : un contact est réassigné à un autre compte) le répertoire du contact ne sera pas déplacé dans SharePoint.

  5. Fusion d’enregistrements Lorsque des enregistrements sont fusionnés, deux emplacements du document pointent maintenant vers l’enregistrement maître. Dans SharePoint, les deux répertoires continuent d’exister. Ceci peut créer de la confusion au niveau de l’affichage dans le CRM puisqu’il faut alterner entre les deux emplacements pour voir les fichiers. Il est possible de mettre en place des automatismes pour fusionner les répertoires SharePoint lors de fusion d’enregistrements.


En résumé, l’intégration SharePoint permet de centraliser l’information et d’augmenter la productivité des utilisateurs. Cependant il faut garder en tête les enjeux mentionnés ci-dessus afin de garantir l’intégrité des données et une sécurité adéquate.


On peut vous aider avec l’intégration de SharePoint, voici comment :

  • Ajouter un lien directement sur la page principale de l’enregistrement pour ouvrir le répertoire SharePoint associé à l’enregistrement.

  • Automatiser la création de répertoire SharePoint dès qu’un enregistrement est créé (ceci offre une meilleure flexibilité au niveau du nom du répertoire).

  • Renommer automatiquement les répertoires lors du changement de nom dans le CRM.

  • Mise à jour des métadonnées des documents lors de déclencheurs spécifiques provenant du CRM.

  • Transfert automatique de documents enregistrés dans la base de données CRM vers SharePoint.

  • Possibilité de créer des processus personnalisés pour enregistrer les documents sur plusieurs sites différents.


N’hésitez pas à consulter un expert CRM Microsoft 365 pour planifier l’intégration SharePoint avec Dynamics 365. Vous profiterez ainsi des avantages et vous éviterez les pièges dans lesquels il ne faut pas tomber.


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