Un logiciel de gestion d'association est une application informatique spécialement conçue pour aider les différents types d’associations à gérer efficacement leurs opérations de membership entre autres.
Il vise à simplifier les tâches administratives, à renforcer la communication au sein de l'organisation, et à assurer une gestion plus transparente et efficace des activités associatives.
Voici les 10 fonctionnalités essentielles que l'on devrait trouver dans un logiciel de gestion d’association :
Gestion des comptes et contacts – Mise à jour du dossier entreprise d’un membre ou d’un non-membre. Mise à jour des contacts membres et non-membres.
Gestion des adhésions et renouvellements – Création des nouvelles adhésions (abonnement). Création automatique des renouvellements. Le système devrait permettre l’envoi d’avis de renouvellement au membre par des envois automatisés par courriel.
Gestion de la facturation et des paiements – Création automatique des factures lors d’une adhésion, d’un renouvellement ou d’une inscription à une activité. Gestion des paiements de factures et mise à jour des soldes. Envoi automatisé des factures par courriel. Création et envoi des états de compte.
Interface avec le système comptable – Interface automatisée pour le transfert et la création des comptes, factures et paiements selon les capacités disponibles des systèmes comptables.
Rapport et tableaux de bord – Analyse à l'aide de tableaux de bord interactifs et d'indicateurs de performance clés. Rapports et tableaux de bord qui devraient être configurés en fonction de vos besoins.
Gestion des événements et billetterie – Création des événements dans le système et gestion des coûts par activité. Système de billetterie en ligne pour simplifier l’inscription et le paiement aux activités.
Application mobile – Application donnant accès au bottin des membres, activités et autres informations importantes.
Interface de paiement – L’interface de paiement permettant à un membre de payer en ligne une facture reçue par courriel.
Gestion des comités – Mise à jour des membres des comités.
API – Api pour l’intégration au site web.
Au-delà des fonctionnalités typiques mentionnées précédemment, un logiciel de gestion d'association peut également inclure des fonctionnalités avancées pour répondre aux besoins spécifiques de différentes organisations.
La diversité de ces fonctionnalités supplémentaires dépend largement des besoins spécifiques de l'association et de la complexité de ses opérations. Certains logiciels sont modulaires, permettant aux organisations de sélectionner les fonctionnalités qui correspondent le mieux à leurs besoins.
Un système de gestion plus complet tel que Membri 365, notre logiciel de gestion d’association maison, propose des fonctionnalités supplémentaires pour répondre à divers besoins plus poussés pour certaines associations. Voici six fonctionnalités optionnelles :
Interface MailChimp et Cyberimpact
Extension WordPress
Portail Membre
Gestion des opportunités et des commandites
Crédit Membership /Gratuité
Mode multi-systèmes comptable
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d'association plutôt qu'un CRM conventionnel?
L'utilisation d'un logiciel de gestion d'association plutôt qu'un CRM (Customer Relationship Management) conventionnel repose sur la nécessité de répondre à des besoins spécifiques propres aux associations de tout genre. Bien que les CRMs conventionnels soient conçus pour gérer les relations avec les clients, ils peuvent ne pas couvrir de manière adéquate les exigences particulières des associations.
Voici 6 raisons pour lesquelles une solution de gestion des membres peut être préférable :
Fonctionnalités spécifiques aux associations : Les logiciels de gestion d'association sont généralement équipés de fonctionnalités spécifiques telles que la gestion des membres, le suivi des cotisations, la planification d'événements, la gestion des bénévoles, etc., qui sont cruciales pour les organisations à but non lucratif. Ces fonctionnalités sont souvent moins présentes dans les CRM conventionnels.
Adaptabilité aux structures organisationnelles des associations : Les associations ont souvent une structure organisationnelle unique, avec des membres, des bénévoles, des comités, etc. Les logiciels de gestion d'association sont conçus pour s'adapter à cette structure complexe, offrant une gestion plus intuitive et spécifique.
Gestion des cotisations et des adhésions : Les associations dépendent souvent des cotisations et des adhésions de leurs membres. Les outils de gestion du membership incluent des fonctionnalités dédiées à la gestion des paiements, aux rappels de cotisations, et au suivi des adhésions, ce qui peut être moins développé dans les CRM conventionnels.
Orientation vers les besoins sans but lucratif : Les logiciels de gestion d'association sont généralement développés en tenant compte des spécificités des organisations à but non lucratif, comme la gestion des dons, le suivi des subventions et des campagnes de collecte de fonds.
Conformité aux réglementations associatives : Les associations peuvent être soumises à des réglementations spécifiques en matière de rapports financiers, de transparence et de gouvernance. Les plateformes de gestion des membres sont souvent conçues pour aider à respecter ces obligations réglementaires.
Personnalisation des processus : Les associations ont souvent des processus spécifiques qui ne correspondent pas nécessairement aux modèles de vente traditionnels. Les logiciels de gestion d'association peuvent être plus flexibles et permettre une personnalisation poussée des flux de travail.
Le choix entre un logiciel de gestion des membres et un CRM dépendra donc des besoins spécifiques de l'association et de la capacité du logiciel à répondre à ces besoins de manière efficace et économique.
Quels sont les avantages d'utiliser membri 365?
Un logiciel de gestion d'association intégré à l'environnement Microsoft, peut offrir plusieurs avantages, en particulier si l'association utilise déjà des solutions Microsoft au sein de son infrastructure.
Voici quelques avantages potentiels :
Intégration transparente : Les solutions de gestion d'association développées dans l'environnement Microsoft peuvent être intégrées de manière transparente avec d'autres applications Microsoft couramment utilisées, telles que Microsoft Office, Outlook, SharePoint, et d'autres outils de productivité.
Accessibilité depuis les applications Microsoft : Les utilisateurs peuvent accéder au logiciel de gestion d'association directement à partir d'applications Microsoft familières, simplifiant ainsi leur utilisation au quotidien.
Sécurité et conformité : Les produits Microsoft sont généralement conçus avec des normes de sécurité élevées. Les données stockées et traitées dans un logiciel de gestion d'association basé sur l'environnement Microsoft peuvent bénéficier des mesures de sécurité intégrées à cet environnement.
Interopérabilité : Si votre organisation utilise d'autres solutions Microsoft, un logiciel de gestion d'association dans cet écosystème peut faciliter l'interopérabilité entre différents systèmes. L'interopérabilité est cruciale dans le domaine de l'informatique et de la technologie, où de nombreux systèmes et applications coexistent. Elle permet à ces systèmes de fonctionner ensemble, facilitant ainsi le partage d'informations et la collaboration entre eux.
Mises à jour automatiques : Les solutions basées sur l'environnement Microsoft peuvent profiter des mises à jour automatiques et régulières, garantissant que votre plateforme de gestion est toujours à jour en termes de fonctionnalités et de sécurité.
Évolutivité : Les solutions Microsoft sont souvent conçues pour être évolutives, ce qui signifie qu'elles peuvent s'adapter à la croissance de votre association sans nécessiter des changements majeurs dans l'infrastructure logicielle.
Support technique : Les utilisateurs peuvent bénéficier du support technique de Microsoft, ce qui peut être un avantage en cas de problèmes techniques ou de besoin d'assistance.
Utilisation familière : Si les membres de votre organisation sont déjà familiers avec les outils Microsoft, l'apprentissage et l'adoption du nouveau système de gestion des membres peuvent être plus rapides et plus fluides.
Membri 365 pour la gestion de vos membres
Membri est un logiciel de gestion d’association spécialisé complètement intégré à l’écosystème Microsoft 365, propulsée par Power Apps et compatible avec Microsoft Dynamics 365. Cette application a été conçue spécifiquement pour les besoins des associations qui aimeraient automatiser leurs tâches administratives et répondre à leurs besoins précis.
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